Создание и функционирование хозяйствующего субъекта (далее – фирма, компания, субъект) преследует единственную цель – получение прибыли.
Для реализации этой цели в компании создаются соответствующие подразделения (в нашем случае будем рассматривать фирму среднего или крупного бизнеса) с распределением необходимых полномочий: коммерческий отдел, бухгалтерия, юридический отдел и т. д. Свою деятельность хозяйствующий субъект осуществляет в приспособленном для своего бизнеса помещении, которое строит или же берет в аренду.
Взаимодействие между подразделениями фирмы регулируется внутренними локальными актами на основании принятых в России законов.
Существующие правовые нормы призваны обеспечивать возможность эффективного регулирования деловых отношений субъекта с иными хозяйствующими субъектами в конкретной области бизнеса.
Создаваемый фирмой внутренний механизм управления компании предусматривает решение поставленных задач в условиях оптимизации затрат на производство или оказание услуг, минимизацию рисков собственной хозяйственной деятельности.
Достижению поставленных целей способствует организованная и отлаженная система взаимодействия всех управленческих и исполнительских структур компании, составляющих единое целое. Указанная система не может функционировать в отсутствии надлежащего контроля со стороны руководящих органов, к которым мы с полным основанием можем отнести и подразделение безопасности, участвующее в процессе «производства», со своим специфичным «инструментарием» и напрямую подчиненное руководству хозяйствующего субъекта.
Подразделение безопасности предназначено для предотвращения или минимизации угроз бизнесу и создается в любой структурной форме: служба, департамент или управление безопасности, иногда в лице единовластного представителя – офицера (менеджера) безопасности (далее – ПБ) – и организует свою деятельность по следующим направлениям:
• экономическая безопасность;
• внутренняя безопасность;
• инженерно-техническая безопасность;
• информационная безопасность;
• кадровая безопасность;
• охрана.
Решение вопросов безопасности субъекта, его персонала, производственных активов, объектов, финансов, материальных ценностей и т. д. от внутренних и внешних угроз осуществляется путем взаимодействия со структурами безопасности других хозяйствующих субъектов, ЧОО, а также правоохранительными органами и иными государственными структурами (МЧС, налоговая инспекция, таможенные органы и т. д.).
Организация всего комплекса работы по обеспечению функционирования системы безопасности напрямую зависит также от места нахождения хозяйствующего субъекта.
В рассматриваемом случае это арендуемое помещение, т. е. нахождение фирмы на территории иного хозяйствующего субъекта (собственника) в рамках заключенного договора аренды нежилого помещения.
Заключению указанного договора должна предшествовать работа ПБ по проверке контрагента-собственника. Важными вопросами, требующими информационного освещения по предполагаемому договору, являются выяснение и уточнение прав на указанную собственность именно этого контрагента, отсутствие к ней претензий (прав) со стороны иных хозяйствующих субъектов, правомочность подписантов контракта, отсутствие данной собственности в качестве залога по раннее совершенным сделкам, т. е. «чистота объекта».
На этой же стадии крайне важно получение информации о стоимости аренды предполагаемых помещений прежде всего с целью вскрытия и недопущения фактов «корпоративной коррупции» со стороны уполномоченных руководителей потенциального арендодателя (собственника) или же арендатора. Для этого уже на этапе предварительного изучения вопроса необходимо установить рабочие отношения с ПБ предполагаемого контрагента и договориться о сотрудничестве в соблюдении интересов обоих партнеров.
Не секрет, что при заключении договора аренды как на краткосрочной (до 11 мес.), так и на долгосрочной основе каждая из сторон отстаивает свои финансовые интересы и в этих целях допускает возможность подкупа представителя контрагента за услуги при подписании договора на выгодных для нее условиях (т. е. откат).
В случае получения подобного рода информации от различных источников и при отсутствии ПБ у арендодателя указанные материалы вполне возможно реализовывать через подразделения полиции в рамках требований ст. 201 «Злоупотребления полномочиями» и ст. 204 «Коммерческий подкуп» УК РФ.
Следует отметить, что, как правило, сотрудники полиции охотно идут на реализацию такого рода материалов по причине их заявительского характера и отсутствия особых сложностей в доказывании инкриминируемого деяния.
В случае получения оперативной информации о возможной коррупции среди представителей арендатора поспешность с реализацией материалов, в том числе и через правоохранительные органы, представляется преждевременной, т. к. может быть нанесен ущерб деловой репутации собственно хозяйствующего субъекта, а главное – исключена возможность вскрытия всей цепочки коррумпированных работников, стоящих за этой сделкой, поскольку сам работник, занимающийся такого рода контрактом, без должного «прикрытия» со стороны своего руководства не решится самостоятельно принять такое решение.
После заключения договора аренды перед ПБ встают следующие вопросы организации безопасности офиса:
• пропускной и внутриобъектовый режим функционирования фирмы, с реализацией этого пункта мы можем сильно помочь своими услугами по монтажу СКУД www.securityrussia.com/uslugi/ustanovka-montazh-sistem-kontrolya-dostupa-skud/ и видеонаблюдения www.securityrussia.com/uslugi/montazh-videonablyudeniya/;
• безопасность ведения делопроизводства на «чужой территории» в условиях функционирования единой (на весь бизнес-центр) системы коммуникационных услуг (телефон, Интернет);
• сохранность имущества, материальных и финансовых ценностей в условиях сторонних «соседей-арендаторов» (прежде всего складского и производственного оборудования);
• потенциальная возможность проникновения на арендуемую площадку сторонних лиц: дворников, уборщиц, работников ЧОП, у которых хранятся сдаваемые ключи от офиса; представителей правоохранительных органов, которые в рамках российского законодательства могут проводить оперативные мероприятия на объекте; в том числе и конкретного арендатора;
• свободный доступ в помещение представителей арендодателя, о чем прописывается в договоре;
• доступ на объект собственника (минуя оформление пропускных документов) и как следствие посещение офиса нежелательными контрагентами (адвокатами по арбитражным или уголовных делам, представителями «криминальных кругов», якобы незаконно уволенных работников и т. д.).
Решение этих, а также иных возможных вопросов возлагается на ПБ, которое в случае аренды офиса на территории чужого собственника в большинстве случаев состоит из одного работника – менеджера по безопасности.
Вышеперечисленный функционал включает внешний круг обязанностей наряду с внутренним, т. е. необходимость осуществлять комплекс мер безопасности по: экономической, инженерно-технической, внутренней, информационной и кадровой безопасности, которые не рассматриваюся в данной публикации.
К этому следует добавить, что на менеджера по безопасности руководством фирмы по причине экономии средств возлагаются, как правило, и некоторые хозяйственные вопросы, относящиеся к компетенции главного инженера, завхоза и т. д.
Относительно перечисленных выше направлений деятельности ПБ.
Пропускной режим – порядок, обеспечиваемый совокупностью мероприятий и правил, исключающих возможность бесконтрольного входа (выхода) лиц, въезда (выезда) транспортных средств, вноса (выноса), ввоза (вывоза) имущества на охраняемый объект и с охраняемого объекта.
Данный функционал в большей степени выполняется охраной объекта и регулируется Положением о пропускном и внутриобъектовом режиме, подготовленным и утвержденным собственником объекта (арендодателем). Он прописывает эти правила и предписывает следить за их выполнением арендаторами, в том числе и по вопросу предоставления права прохода на объект, а следовательно, и в офис. Именно арендодатель определяет формы пропусков для работников и автотранспорта, ведет учет и контроль их выдачи и возврата. Он же определяет и стоимость этих документов (речь идет о пластиковых пропусках), ответственность за их утрату и восстановление. Поэтому повлиять на изменение или дополнение этих правил арендатор (т. е. ПБ) не в состоянии. Более того, арендатор находится в полной зависимости от собственника объекта, что влечет за собой наступление и таких негативных последствий, как закрытие входа и въезда на объект в случае неуплаты арендной платы. Последнее обстоятельство может существенным образом повлиять на деятельность хозяйствующего субъекта вплоть до ликвидации бизнеса, т. к. попытки оспаривать решение арендодателя в суде, кроме как испорченных арендных отношений, за собой ничего позитивного не влекут.
Внутриобъектовый режим, т. е. перемещение работников и транспорта на территории арендодателя, менее уязвим для деятельности фирмы и требует лишь надежного обеспечения охраны офиса и установления режима его посещения с использованием необходимых в таких случаях средств технической защищенности объекта (запирающие устройства, видеонаблюдение, домофон, надлежащая работа «ресепшн»).
В случае нахождения в офисе производственных, материальных, финансовых и иных ценностей возможны варианты привлечения для его охраны работников «местного» ЧОО (в зависимости от финансовых возможностей) или же отдельного сторожа (ночного).
Организация безопасного делопроизводства включает разработку и применение средств защиты информации (специальные программы по получению, обработке и обмену данными), в том числе и криптографические средства защиты – специальные математические и алгоритмические средства, использующие метод шифрования.
На этом участке работы ПБ уязвимым звеном является услуга провайдерской компании (телефон, Интернет), находящейся на объекте. С ее стороны может быть осуществлен бесконтрольный доступ к любому рабочему месту в офисе, в том числе и по «просьбе» арендодателя, у которого с указанной фирмой заключен агентский договор. В практике бывали случаи уничтожения важных массивов информации, проверка по которым не приводила к положительным результатам, прежде всего в силу незаинтересованности провайдерской фирмы.
Даже если в офисе хозяйствующего субъекта имеются документы, содержащие коммерческую тайну, провайдерская компания может иметь к ним бесконтрольный доступ, но установить этот факт и привлечь ее к ответственности практически не представляется возможным. Например, после приобретения новым собственником небольшого бизнес-центра от прежнего хозяина остались раннее заключенные, но действующие договоры на аренду в количестве 401. Спустя два месяца по неизвестным причинам из компьютера руководителя Отдела аренды исчезли 399 договоров, хранившихся в особой папке. Поиски причин, а также виновных не увенчались успехом. Одна из версий, которая отрабатывалась в связи с этим ЧП, – желание прежнего собственника уничтожить правовые документы своей деятельности после проявления к нему интереса со стороны правоохранительных органов.
В этой связи необходимо отметить, что сам по себе факт присвоения документу грифа «коммерческая тайна», «конфиденциально» никаких негативных последствий для утратившего такой материал не несет, если на фирме не введен режим охраны коммерческой тайны, т. е. не разработан порядок обращения (учет, контроль, передача, хранение) с такого рода материалами. За организацию такого режима отвечает непосредственно ПБ.
Если хозяйствующий субъект осуществляет свою деятельность в интересах государственных структур и работает с материалами, содержащими государственную тайну, то в таком случае в офисе компании должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное необходимыми средствами технической защиты, для хранения секретных документов, материалов, изделий и т. д.
Все лица, пользующиеся данной категорией документов, обязаны иметь соответствующую форму допуска к ним. Это подразделение (спецотдел, режимосекретный орган или 1-й отдел) возглавляет отдельно назначенное лицо, согласованное с соответствующим территориальным органом ФСБ РФ. В данном случае ответственность за обеспечение безопасности документальных материалов, изделий и т. д. возлагается на сотрудников государственной безопасности России.
Функция ПБ заключается лишь в оказании помощи им в решении возложенных на них задач не только по недопущению утраты или разглашения секретных сведений, но и в организации контрразведывательной работы на фирмы, т. е. противодействие иностранным разведывательным органам в получении указанных секретов.
Использование различных технических средств защиты офиса на предмет контроля его посещения или вноса/выноса ценностей представляется рациональным мероприятием, прежде всего с использованием средств видеоконтроля и установленной системы СКУД (система контроля удаленного доступа), однако влечет за собой затраты на выделение отдельного работника ПБ для ее эксплуатации.
Она в состоянии стать действенной преградой для так называемых непрошеных гостей, которые под различной личиной (рекламный агент, «ищу такую-то фирму», курьер и т. д.) пытаются проникнуть в офис с целью хищения ценностей.
По вопросу ключей от офиса, которые необходимо после работы сдавать на вахту (ЧОО или охране), – в соответствии с договором аренды это требование обязательно для всех арендаторов, т. к. арендодатель имеет право посещать любое помещение беспрепятственно, в том числе на основании контроля за использованием офиса по назначению, – противное влечет за собой расторжение заключенного контракта.
Даже введение обязательности сдачи и получения ключей от офиса по журналу, хранящемуся в комнате ЧОП или охраны, не гарантирует арендатора от несанкционированного захода в офис нежелательных лиц.
В таких случаях нелишним является установка системы сигнализации, но с выходом на пульт вневедомственной охраны полиции, а не местного ЧОО, что опять же влечет за собой некоторые финансовые издержки, но может предохранить от нанесения материального ущерба компании.
В отношении уборки офиса, в том числе и комнат общего пользования, – в таких случаях арендатор, как правило, заключает персональный договор с клининговой компанией, в котором определяет конкретное время оказания услуг и ответственных лиц.
Немаловажный факт: работа с почтовой корреспонденцией в офисе, находящемся на территории арендодателя, носит специфический характер, т. к. при заключении договора аренды и указания в нем юридического или почтового адреса арендодателя все почтовые отправления будут приходить в адрес собственника, а не арендатора, который является лишь владельцем помещения.
Данное обстоятельство возлагает на арендодателя ответственность, но не обязанность по обеспечению доставки почты адресату, что на практике иногда приводит к ее утрате, особенно в случае нахождения в бизнес-центре 100, 200 и более хозяйствующих субъектов (речь идет прежде всего о коммерческих центрах категории «С»).
В таких случаях ПБ фирмы необходимо конкретно договариваться с собственником или ЧОО, несущим охрану объекта и принимающим почту, об ожидании конкретной, важной корреспонденции, в частности из арбитражных, судебных и иных государственных органов.
Некоторую особо ценную почту (претензионные письма, судебные решения и т. д.) лучше адресовать в ближайшее отделение связи и получать по уведомлению.
Затрагивая вопросы оформления пропусков на работников автотранспорта, следует отметить, что он осуществляется по заявке арендатора (в нашем случае через ПБ) и как следствие возлагает ответственность за проникновение в офис арендодателя. Последний в рамках заключенного договора аренды и Положения о пропускном и внутриобъектовом режиме обязан обеспечить соответствующий уровень охраны фирмы с использованием технических средств защиты и охранных подразделений. К сожалению, на практике это не всегда имеет место, и приходится сталкиваться с ситуациями, когда тот же арендодатель переводит ответственность за сохранность имущества фирмы на самого арендатора, мотивируя это тем, что он не ответствен за чужую собственность, не переданную ему под охрану. И в чем-то он прав. Собственную безопасность нельзя перекладывать на другого. О ней должна думать прежде всего сама фирма.
Уделяя внимание предотвращению нанесения ущерба фирме со стороны внешних источников угроз, ПБ в то же время ответствен за работу по борьбе с хищениями со стороны персонала офиса. Не так уж редки случаи, когда в офисе пропадают личные вещи работников. Даже использование видеонаблюдения в офисе не всегда гарантирует возможность установления личности виновника воровства, поэтому в таких случаях ПБ должен использовать свой специфический инструментарий – доверенных лиц, работа с которыми должна выстраиваться на соответствующих принципах ведения оперативной работы правоохранительных органов.
Здесь мы подходим к важному вопросу обеспечения безопасности офиса хозяйствующего субъекта, а именно подбору кандидата на должность менеджера по безопасности или же руководителя ПБ. Имеющаяся практика показывает, что при выборе кандидатов на замещение таких должностей приоритетом пользуются бывшие сотрудники оперативных и следственных подразделений правоохранительных органов. Мы не берем случаи, когда руководители фирм приглашают к себе в качестве «безопасника» родственников или же представителей криминального мира – это исключения.
Расчеты руководителей фирм на то, что недавно уволенный сотрудник «органов» сможет сразу полноценно исполнять свои функциональные обязанности, не имеют под собой достаточных оснований. Необходим определенный период адаптации к новой сфере деятельности, в которой отсутствует сопутствующий оперативно-технический аппарат, какой существовал по прежнему месту службы. Кроме этого, вновь пришедший менеджер по безопасности должен пройти начальную подготовку по вопросам функционирования бизнеса – от понятийного представления, что такое коммерческая деятельность, до ознакомления с соответствующими правилами оформления деловых документов. Для этого целесообразно использовать соответствующие курсы или же приглашать преподавателей-специалистов. Все это требует затрат времени и средств.
В заключение хочется отметить, что работа ПБ по обеспечению безопасности офиса хозяйствующего субъекта в большинстве случаев будет носить продуктивный характер, если в этом прежде всего заинтересовано руководство фирмы.
Статья подготовлена специалистами компании Интемс www.securityrussia.com
