Современные методы мониторинга и контроля сотрудников включают аппаратно-программные средства, а также интегрированные системы, направленные на анализ деятельности персонала компании.
Комплексный контроль через учет рабочего времени сотрудников, позволяет повысить их эффективность и результативность. Нивелировать слабые места рабочих процессов, исключить простои персонала в организации, не допустить инсайдерские сливы. Именно поэтому любая компания заинтересована в том, чтобы использовать для контроля и отслеживания эффективности текущих процессов только самые действенные методы.
CRM-системы как метод мониторинга и управления работниками
Контроль сотрудников с помощью CRM – распространенный способ отслеживания деятельности персонала. Системы управления взаимоотношениями с клиентами представляют собой прикладное ПО, предназначенное для автоматизации взаимодействия с заказчиками. Иными словами, это специальные программы, в которых хранится вся информация насчет работы персонала, включая клиентскую базу и историю контактов с каждым клиентом.
Операционная часть CRM помогает сотрудникам эффективнее выполнять поставленную задачу, потому что предоставляет всю рабочую информацию в удобном и структурированном виде. Но с точки зрения управления компанией для руководителя важнее аналитическая часть CRM, которая формируется анализом и отчетами. Речь идет о воронке продаж, эффективности маркетинговых кампаний, а также о результатах работы каждого отдельного сотрудника предприятия.
Например, в CRM могут сохраняться записи звонков, содержание которых можно сопоставить с результатами работы специалиста и понять, что он делает хорошо, а какие моменты ему стоит «подтянуть».
Контроль работы персонала посредством СКУД
Системы контроля и управления доступом используются для регистрации входа/входа людей на территорию предприятия, а также для ограничения перемещения сотрудников во внутренних локациях. Как правило, в роли «точек прохода» выступают КПП, ворота или двери. Они могут осуществлять контроль персонала автоматически, например – через использование биометрических замков. Либо на КПП может располагаться вахтер с книгой учета приходов/уходов.
Контроль посредством СКУД позволяет бороться с поздними приходами и ранними уходами, прогулами и несанкционированными отлучками. Это эффективный способ повышения рабочих показателей. Ведь если специалист знает, что о его прогуле станет известно руководству и за это на него будут наложены санкции, он вряд ли так поступит. Нюанс в том, что СКУД не дает оценку работы сотрудника, то есть мы знаем, что в рабочее время он на месте, но не знаем, что он делает.
Система учета рабочего времени и контроль продуктивности
Рассмотрим такую систему на примере Bitcop. Контроль в данном случае осуществляется посредством широкого спектра программных возможностей. В частности, есть автоматизированный учет рабочего времени, система отчетности с функцией оценки продуктивности, настраиваемый трекинг задач и DLP-система для защиты от утечки данных и инсайдерских сливов.
ПО мониторит запускаемые сотрудником программы и сайты, записывает поисковые запросы, фиксирует все данные, вводимые с клавиатуры. В зависимости от заданных настроек возможно блокирование нежелательных сайтов и программ, либо система будет делать скриншот, фиксировать время и отправлять отчет руководителю.
Повышенный контроль персонала и более глубокий анализ рабочей продуктивности можно обеспечить за счет интеграции с CRM-системами (1C, Redmine) и системами управления доступом. В таком случае руководитель уже не просто знает время прихода/ухода сотрудников, он непосредственно видит результат их работы с разбивкой буквально по каждому шагу.
GPS-трекинг как способ отслеживания мобильных сотрудников
Это еще один популярный метод контроля, однако в нём нет необходимости, если специалисты компании в основном работают на фиксированных местах (в офисах, центрах продаж, на складах). Трекеры и маячки GPS эффективны на тех предприятиях, где много выездных сотрудников и есть обширный автопарк.
Благодаря маячкам руководители отделов точно знают, где находится спецтранспорт компании. А персональные трекеры, синхронизированные с пультами наблюдения, покажут – где сейчас тот или иной специалист. Это эффективная защита от инсайдерства, а также от необоснованных и несанкционированных действий работников.
Например, откомандированный сотрудник будет вынужден придерживаться маршрута, разработанного руководством, и уже не сможет по собственному желанию «заскочить к другу» или провести в другом городе лишний день, чтобы посмотреть достопримечательности.
Контроль сотрудников с помощью системы видеонаблюдения
Оценка деятельности специалистов, повышение качества и улучшение результатов их работы зачастую предполагает необходимость точно отслеживать перемещения работников внутри территории предприятия. СКУД фиксируют только проходы через «точки доступа», но они не помешают специалистам двух соседних отделов встретиться в коридоре у кулера и проговорить целый час.
Пример утрированный, но он хорошо иллюстрирует, что контролировать рабочее время персонала важно на всём протяжении рабочего дня. Камеры видеонаблюдения идеально дополняют СКУД и системы учета рабочего времени, потому что исключают дополнительные факторы простоев и прямого отлынивания от должностных обязанностей. Плюс психологический контроль – сотрудник, который знает о наличии камер, сам будет ограничивать себя, опасаясь санкций.
Прослушивание телефонных звонков
Как правило, прослушивание телефонных звонков применяется для того, чтобы контролировать качество обслуживания клиентов. Идеально, если такая система интегрирована с CRM – тогда руководитель наглядно видит, как стиль общения конкретного сотрудника отражается на результатах его работы.
Ведя подробный учет разговоров и делая их компетентную оценку на основании комплексного анализа, руководитель может получить четкие сигналы – когда тому или иному сотруднику пора пройти курсы повышения квалификации. Порой достаточно разъяснительной беседы, чтобы исключить из речи недопустимые обороты. Однако могут потребоваться кардинальные меры, если сотрудник просто не в состоянии поддерживать беседу с клиентом на требуемом уровне.
Выводы – какие системы учета и контроля наиболее эффективны
Мы перечислили лишь основные способы, но существуют и другие полезные методы контроля персонала. Все они преследуют одну цель – повысить результативность работы специалистов на местах и как следствие – увеличить доходность компании.
Здесь нельзя определить «лучший» или «единственно верный» вариант. Потому что учет рабочего времени и оценка качества выполнения специалистами своих должностных обязанностей методологически опираются на масштабы и специфику предприятии. Если у вас всего один офис на 5 человек, вам, естественно, не нужны видеокамеры и СКУД. А если в компании нет выездных специалистов, GPS-трекеры вам ни к чему.
Таким образом, способы учета рабочего времени и методы контроля качества работы сотрудников выбираются индивидуально, исходя из реальных потребностей предприятия. Однако автоматизированные системы контроля компьютеров и учета рабочего времени персонала, как правило, всегда обоснованы благодаря своей универсальности и адаптивности.