Сегодня большая часть делового и личного общения происходит через мессенджеры, в которых легко потерять важную информацию среди сотен диалогов, групповых чатов и развлекательного контента. Важно не только уметь быстро находить необходимую информацию, но и не забывать о договоренностях, достигнутых в ходе переписки.
В этой статье поделимся проверенными методами и инструментами, которые помогут организовать вашу переписку так, чтобы ни одно важное сообщение или договоренность не ускользнули от вашего внимания.
Как на нас влияет количество мессенджеров и информации вокруг
С таким обилием информации и каналов общения, которое мы имеем сегодня, невозможно держать в голове все договоренности и планы. Каждый новый мессенджер добавляет еще один уровень сложности в попытках организовать нашу бесконечный поток входящих данных. Мы начинаем тратить все больше времени на переключение между приложениями в поисках нужной информации, что приводит к рассеянности внимания и снижению продуктивности.
Дополнительный вызов — постоянный приток новых сообщений, который провоцирует ощущение информационного перегруза и стресса. Сложно сосредоточиться на важном, когда каждую секунду наше внимание стремится отвлечь очередное уведомление. В такой обстановке мы рискуем упустить важные детали или забыть о договоренностях, проводя вечера, перебирая переписки в попытках вспомнить, что именно было сказано.
Таким образом, множественность мессенджеров и постоянная информационная навигация между ними затрудняют нашу способность эффективно управлять временем и вниманием.
Как мессенджеры помогают в общении с близкими и в работе
Мессенджеры позволяют нам поддерживать связь как с близкими, так и с клиентами по работе. Приложения предлагают разнообразные функции, которые помогают организовать переписку и не забывать о важных договоренностях. Например, возможность создавать отдельные чаты или группы для разных проектов или аспектов жизни.
Тем не менее, встроенных функций недостаточно, чтобы разграничить потоки входящих сообщений. Особенно эта проблема актуальна для тех специалистов, которые много коммуницируют с клиентами в WhatsApp или Telegram. Риэлторы, мастера по маникюру, макияжу, парикмахеры и специалисты по ремонтным работам — все они получают множество сообщений от клиентов. Если вовремя не ответить на сообщение, диалог «улетит» вниз, и забыть про него очень легко.
Это влияет и на качество общения с друзьями, и с клиентами. Ведь, как правило, мы не заводим второй телефон для работы. Но если и заводим, приходится переключаться не только между приложениями, но и между смартфонами.
Как структурировать общение в разных мессенджерах
Для начала, создайте в каждом используемом приложении отдельные папки или группы для разделения деловой и личной переписки. Это первый шаг к порядку. В мессенджерах, где это возможно, также можно использовать функцию закрепления чатов, чтобы важные диалоги всегда находились в верхней части списка сообщений.
Еще одно решение — агрегатор мессенджеров для дома и бизнеса. Такие приложения помогают объединить все мессенджеры в одном окне. То есть все сообщения приходят не в разные приложения, а в агрегатор. Одно из доступных приложений — Umnico. Данный агрегатор имеет как веб-приложение, так и приложение для смартфонов. С его помощью вы легко структурируете все диалоги и не забудете ответить родственникам про планы на выходные или рассказать клиенту об услугах и записать его.
Агрегатор мессенджеров для дома и бизнеса Umnico позволяет настроить уведомления, календарь задач, поставить теги на диалоги и пометить их как важные/деловые/личные и т.п. Если в работе вы используете свой сайт, то Umnico предоставляет бесплатный чат для сайта, сообщения из которого также попадают в единое окно. Протестировать все возможности агрегатора можно также бесплатно в течение пробного периода.
Что в итоге
Грамотное использование мессенджеров избавляет нас от информационного шума и обеспечивает не только эффективность коммуникации в рабочей среде, но и добавляет удобства в общение с близкими, обеспечивая ясность и структурированность переписки. В этом помогают агрегаторы мессенджеров и социальных сетей, объединяя поток сообщений в одном месте.