Тренд на глобальную автоматизацию мотивирует бизнес внедрять новые ИТ-решения для ускорения работы и повышения собственных результатов. Переход к процессному управлению длительный и требующий ресурсов, как временных, так и финансовых. Какие системы и решения используются для моделирования бизнес-процессов (сокр. Б-П)? Существуют ли готовые решения для быстрого внедрения? Постараемся просто и понятно ответить на эти вопросы и облегчить вам поиск решения для вашей компании.
Системы для моделирования бизнес-процессов
Способов описания бизнес-процессов несколько – текстовый, табличный и графический. Первые два используют для описания коротких Б-П, которые свойственны малому бизнесу. Средний и крупный сегмент чаще всего использует графический способ описания по причине того, что он позволяет оперативно изменять схему работу Б-П и его участников. Для построения процессов графическим способом успешно используют BPM-системы, которые работаю согласно нотации BPMN.
Система BPM (англ. business process management, управление бизнес-процессами) – это мощное ИТ-решение, которое позволяет создавать, моделировать и автоматизировать бизнес-процессы любой сложности. Также система даёт возможность контролировать все текущие Б-П для их дальнейшего анализа и улучшения. Большинство современных BPM работают согласно нотации BPMN, универсальной библиотеке элементов для построения Б-П. Использование BPMN позволяет бизнес-аналитикам быстро вникать в суть процессов, которые были настроены до них. Также, графический способ настолько прост в использовании, что моделировать бизнес-процессы может даже неподготовленный человек.
Пример BPM-системы, которая работает по нотации BPMN доступен по ссылке - www.terrasoft.ru/bpm-system
Как моделировать бизнес-процессы?
Для запуска проекта по внедрению процессного управления, кроме самой системы, вам необходимо пройти следующие этапы:
- Собрать проектную команду – среди участников определяется руководитель, который четко знает цель проекта и курирует график внедрения. Кроме него в команду входят обычные сотрудники и менеджеры, которые участвуют в бизнес-процессах.
- Составление ТЗ и графика проекта – команда, совместно с выбранным интегратором системы разрабатывает требования к системе определяет график.
- Выбор процессов для автоматизации – чаще всего крупный бизнес автоматизирует Б-П связанные с департаментами HR, поддержки, продаж. В работе сотрудников данных отделов всегда множество рутинных процессов, автоматизировав которые вы ускорите работу всей компании.
- Внедрение системы и запуск пилотного проекта – первоначально идет автоматизация коротких процессов с несколькими участниками. Далее охватываются более сложные и длительные. Команда оценивает первичные результаты работы BPM-системы и вносит необходимые коррективы.
- Полноценный запуск – релиз проекта и оценка первых результатов.
Вышеперечисленные этапы являются самыми распространенными, однако каждый проект индивидуален, поэтому все может изменяться.
Результаты и сроки внедрения
Результатами моделирования бизнес-процессов и внедрения процессного подхода в целом считается общее ускорение работы компании, снижение операционных затрат и повышение прибыли. Регламентированные процессы исключают ошибки, связанные с человеческим фактором и дают прозрачность в управлении бизнесом. Что касается сроков, то каждый проект индивидуален и зависит от масштаба компании. Чаще всего процесс занимает от 3 до 12 месяцев.
Мониторинг текущих процессов.
В редких исключениях, когда штат компании исчисляется тысячами сотрудников и десятками отдаленных производств (филиалов), то проект может занять до 24 месяцев.